Cum pregătești o ofertă din cererea clientului cu un agent AI
Un client trimite un tabel cu produsele de care are nevoie. Ca să pregătești oferta, trebuie să identifici articolele din catalog, să verifici cantitățile și să aplici condițiile comerciale. O denumire incompletă sau o unitate de ambalare neclară poate schimba rezultatul.
Ellory, agentul AI pentru vânzări din Agentiqal, pregătește oferta de lucru și evidențiază ce trebuie clarificat. Echipa verifică produsele, condițiile și documentul înainte de trimitere.
Exemplul de mai jos este demonstrativ și folosește date fictive.
Păstrează cererea lângă produsele identificate
În exemplul interactiv de ofertare, cererea conține trei poziții. Formularea clientului rămâne vizibilă lângă produsul identificat sau întrebarea de clarificat.
| Poziția din cerere | Cantitatea cerută | Ce arată oferta de lucru |
|---|---|---|
| Hârtie albă A4 | 20 de topuri | Hârtie A4 de 80 g/m² |
| Dosare albastre | 10, fără ambalare precizată | Alegerea între bucăți și cutii |
| Toner P240 | 2 bucăți | Nova C240, cu modelul verificat în fișa tehnică din exemplu |
Astfel, persoana care verifică oferta poate urmări legătura dintre cerere și fiecare poziție propusă. Dacă o descriere este ambiguă, întrebarea rămâne la vedere.
Clarifică ambalarea înainte de calculul final
„10 dosare” poate însemna 10 bucăți sau 10 cutii a câte 10. În primul caz sunt 10 dosare; în al doilea, 100. Cantitatea și valoarea poziției se schimbă odată cu alegerea ambalării.
În demonstrație poți selecta ambele variante și vedea efectul. Clarificarea rămâne lângă textul original, ca să poți verifica de unde provine cantitatea din ofertă. Acesta este un detaliu util de rezolvat înainte de a trimite documentul clientului.
Aplică regulile comerciale și verifică aprobările
Pregătirea ofertei include condițiile clientului și limitele stabilite de companie. O reducere cerută în timpul negocierii poate necesita o aprobare suplimentară.
În exemplul de negociere, poți compara reduceri de 5%, 8% și 10%. Regula demonstrativă cere aprobare peste 8%, astfel că pentru 10% este pregătită o cerere de aprobare, iar oferta rămâne netrimisă. Și variantele aflate în limită sunt verificate și confirmate înainte de trimitere. Pragul și persoanele care aprobă se stabilesc pentru fiecare companie.
Revizuiește oferta fără să pierzi versiunea inițială
Pentru o ofertă deja trimisă, exemplul de revizie păstrează originalul și arată separat modificările. Poți adăuga 10 dosare sau elimina tonerul, apoi compara documentele.
Mesajul care însoțește revizia este pregătit ca ciornă. Persoana responsabilă verifică modificările și mesajul înainte de trimitere.
Pregătește fluxul pentru echipa ta
Configurarea pornește de la produsele, documentele și sistemele la care agentul are acces. Împreună cu echipa Agentiqal, stabilești regulile comerciale, ce informații necesită clarificare și ce acțiuni trebuie confirmate sau aprobate.
Echipa ta poate urmări cererea, oferta de lucru și întrebările deschise în același context. Timpul eliberat din pregătirea documentelor poate fi folosit pentru clarificarea nevoii clientului și negociere.
Explorează agentul AI pentru ofertare și vânzări sau solicită o discuție despre fluxul tău de ofertare.